Anlegen von Indexfeldern
Sie haben folgende Optionen, Indexfelder für ein Archivdokument anzulegen:
Option | Weitere Informationen |
|---|---|
Freies Indexfeld anlegen | Legen Sie den Namen und den Typ eines freien Indexfeldes fest. Ihr xSuite Archive Helix-Administrator kann freie Indexfelder in der Indexfeldsuche ergänzen. |
Vordefiniertes Indexfeld hinzufügen | Der Name und der Typ eines vordefinierten Indexfeldes sind nicht änderbar. Ein vordefiniertes Indexfeld kann so konfiguriert sein, dass Sie es mehrmals hinzufügen können, z. B. "Telefonnummer". |
Wenn ein Archivdokument auf einem Dokumenttyp basiert, steuert der Dokumenttyp, welche der Optionen Sie haben. Der Dokumenttyp kann das Anlegen von Indexfeldern auch komplett verbieten.
Wenn ein Archivdokument nicht auf einem Dokumenttyp basiert, haben Sie immer beide Optionen.
Anmerkung
Wenn ein Dokumenttyp das Anlegen von Indexfeldern verbietet, ist der Button 
Feld hinzufügen ausgegraut. Wenn Sie für das Archiv keine Schreibrechte besitzen, ist der Button ausgeblendet.
Ein freies Indexfeld für ein Archivdokument anlegen
Voraussetzungen
Das Archivdokument basiert auf einem Dokumenttyp, der das Anlegen von freien Indexfeldern erlaubt.
Oder
Das Archivdokument basiert auf keinem Dokumenttyp.
Vorgehensweise
Öffnen Sie ein Archivdokument, siehe Ein Archivdokument öffnen.
Klicken Sie in der Archivdokument-Toolbar
Feld hinzufügen.Der Dialog Feld hinzufügen öffnet sich.
Wählen Sie in der Auswahlliste Typ einen Indexfeldtyp aus.
Informationen zu Indexfeldtypen finden Sie unter Indexfeldtypen.
Bearbeiten Sie folgende Daten:
Feldname: Geben Sie einen Namen für das Indexfeld ein.
Informationen zu den erlaubten Zeichen finden Sie unter Erlaubte Zeichen für die Namen freier Indexfelder.
Anmerkung
Das Feld Feldname kann unterschiedlich dargestellt werden. Die Darstellung hängt davon ab, ob das Archivdokument auf einem Dokumenttyp basiert, der nur freie Indexfelder oder zusätzlich auch vordefinierte Indexfelder erlaubt.
Wert: Geben Sie einen Wert für das Indexfeld ein.
Aktivieren Sie die Checkbox Weitere Felder hinzufügen, wenn Sie ein weiteres Indexfeld anlegen möchten. Deaktivieren Sie die Checkbox, wenn Sie nur dieses eine Indexfeld anlegen möchten.
Klicken Sie OK.
Ein vordefiniertes Indexfeld einem Archivdokument hinzufügen
Voraussetzungen
Das Archivdokument basiert auf einem Dokumenttyp, der das Hinzufügen von vordefinierten Indexfeldern erlaubt.
Oder
Das Archivdokument basiert auf keinem Dokumenttyp.
Vorgehensweise
Öffnen Sie ein Archivdokument, siehe Ein Archivdokument öffnen.
Klicken Sie in der Archivdokument-Toolbar
Feld hinzufügen.Der Dialog Feld hinzufügen öffnet sich.
Wählen Sie in der Auswahlliste Feldname ein vordefiniertes Indexfeld aus. Das Feld Typ wird automatisch gefüllt.
Anmerkung
Das Feld Feldname kann unterschiedlich dargestellt werden. Die Darstellung hängt davon ab, ob das Archivdokument auf einem Dokumenttyp basiert, der nur freie Indexfelder oder zusätzlich auch vordefinierte Indexfelder erlaubt.
Geben Sie im Feld Wert einen Wert für das Indexfeld ein.
Aktivieren Sie die Checkbox Weitere Felder hinzufügen, wenn Sie ein weiteres Indexfeld anlegen möchten. Deaktivieren Sie die Checkbox, wenn Sie nur dieses eine Indexfeld anlegen möchten.
Klicken Sie OK.
Erlaubte Zeichen für die Namen freier Indexfelder
Folgende Zeichen dürfen Sie in den Namen eines freien Indexfeldes verwenden:
Zahlen
Buchstaben in Groß- und Kleinschreibung inklusive Umlaute
Unterstrich (_)
Nicht erlaubt sind "ß", Leerzeichen sowie alle Sonderzeichen außer dem Unterstrich. Diese Zeichen können nicht eingegeben werden.