Dokumenttypen
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Unter dem Menüpunkt Dokumenttypen können Sie neue Dokumenttyp-Vorlagen und Dokumenttyp-Versionen erstellen und vorhandene Dokumenttypen-Vorlagen bearbeiten.
Dokumenttypen bilden das Schema des Indexes eines Archivdokuments. Hier legen Sie die einzelnen Felder fest, die in einem Archivdokument angezeigt werden.
Jede Version eines Dokumenttyps basiert auf der jeweiligen Dokumenttyp-Vorlage. Eine Dokumenttyp-Version, die einmal erstellt ist, ist nicht mehr editierbar. Um einen Dokumenttyp zu ändern, müssen Sie die Vorlage des Dokumenttyps bearbeiten und eine neue Version erstellen.
Um einen Dokumenttyp verwenden zu können, muss eine aktive Version dieses Dokumenttyps vorhanden sein.
Die Versionierung verhindert, dass bereits abgelegte Dokumente durch eine Änderung an den Feldern eines Dokumenttyps ungültig werden.
Eine Dokumenttyp-Vorlage erstellen
Klicken Sie unter dem Menüpunkt Dokumenttypen den Button Neu.
➣ Der Tab Dokumenttyp: Unbenanntes Element öffnet sich.
Legen Sie im Feld Name (2) den technischen Namen des Dokumenttyps fest.
Das Präfix
cst_ist vorgegeben und kann nicht bearbeitet werden.Geben Sie im Feld Lokalisierungsschlüssel (3) den Lokalisierungsschlüssel für den Anzeigenamen des Dokumenttyps ein.
Bei einem Klick auf den Button
öffnet sich der Dialog Lokalisierung auswählen.Weitere Informationen finden Sie unter Eine Lokalisierung auswählen.
Passen Sie im Teilbereich Aufbewahrungseinstellungen (4) folgende Felder an:
Feld
Beschreibung
Anzahl
Legen Sie die Anzahl für die Aufbewahrungszeit fest. Die Anzahl steht in Abhängigkeit zu der Zeiteinheit.
Zeiteinheit
Legen Sie die Zeiteinheit für die Aufbewahrungszeit fest.
Mögliche Werte:
Jahre,Monate,TageFügen Sie im Teilbereich Felder (5) neue Felder hinzu.
Weitere Informationen finden Sie unter Dokumenttyp – Ein Feld hinzufügen.
Aktivieren Sie bei Bedarf im Teilbereich (6) folgende Optionen über die Toggle-Buttons:
Option
Beschreibung
Audit-Trail erzeugen
Legen Sie fest, ob bei jeder Aktion ein Audit-Trail-Eintrag erzeugt wird.
Notizen erlauben
Legen Sie fest, ob Notizen am Dokument erlaubt sind.
Anhänge erlauben
Legen Sie fest, ob Dateianhänge am Dokument erlaubt sind.
Freie Felder erlauben
Legen Sie fest, ob freie Felder erlaubt sind.
Wenn freie Felder erlaubt sind, kann der Benutzer im Archiv-Client Felder anlegen, die nicht den Felddefinitionen des Dokumenttyps entsprechen.
Wenn der Benutzer jedoch ein freies Feld anlegt, das mit dem Namen eines definierten Feldes übereinstimmt, gelten die Vorgaben des definierten Feldes.
Klicken Sie Speichern.
➤ Die Dokumenttyp-Vorlage ist erstellt.
Hinweis
Durch einen Klick auf die Option Neue Version erstellen können sie aus der aktuell geöffneten Dokumenttyp-Vorlage eine Dokumenttyp-Version erzeugen.
Um einen Dokumenttyp in xSuite Helix verwenden zu können, muss eine Version dieses Dokumenttyps existieren.
Eine Dokumenttyp-Version erstellen
Öffnen Sie unter dem Menüpunkt Dokumenttypen eine Custom-Dokumenttyp-Vorlage (Präfix cst_) durch einen Klick in die entsprechende Tabellenzeile.
➣ Der Tab Dokumenttyp: {Dokumenttyp-Name} öffnet sich.
Hinweis
Wenn keine passende Dokumenttyp-Vorlage existiert, erstellen Sie zunächst eine neue Dokumenttyp-Vorlage.
Weitere Informationen finden Sie unter Eine Dokumenttyp-Vorlage erstellen.
Passen Sie im Teilbereich Aufbewahrungseinstellungen (3) folgende Felder an:
Feld
Beschreibung
Anzahl
Legen Sie die Anzahl für die Aufbewahrungszeit fest. Die Anzahl steht in Abhängigkeit zu der Zeiteinheit.
Zeiteinheit
Legen Sie die Zeiteinheit für die Aufbewahrungszeit fest.
Mögliche Werte:
Jahre,Monate,TageFügen Sie im Teilbereich Felder (4) neue Felder hinzu oder bearbeiten oder löschen Sie vorhandene Felder.
Weitere Informationen finden Sie unter Dokumenttyp – Ein Feld hinzufügen.
Aktivieren Sie bei Bedarf im Teilbereich (5) folgende Optionen über die Toggle-Buttons:
Option
Beschreibung
Audit-Trail erzeugen
Legen Sie fest, ob bei jeder Aktion ein Audit-Trail-Eintrag erzeugt wird.
Notizen erlauben
Legen Sie fest, ob Notizen am Dokument erlaubt sind.
Anhänge erlauben
Legen Sie fest, ob Dateianhänge am Dokument erlaubt sind.
Freie Felder erlauben
Legen Sie fest, ob freie Felder erlaubt sind.
Wenn freie Felder erlaubt sind, kann der Benutzer im Archiv-Client Felder anlegen, die nicht den Felddefinitionen des Dokumenttyps entsprechen.
Wenn der Benutzer jedoch ein freies Feld anlegt, das mit dem Namen eines definierten Feldes übereinstimmt, gelten die Vorgaben des definierten Feldes.
Klicken Sie im Aktionsmenü (1) auf die Option Neue Version erstellen.
➣ Die neue Dokumenttyp-Version wird angezeigt.
➣ Die Versionsnummer wird automatisch im Feld Version angezeigt.
Passen Sie bei Bedarf im Feld Lokalisierungsschlüssel (2) den Anzeigenamen des Dokumenttyps an.
Bei einem Klick auf den Button
öffnet sich der Dialog Lokalisierung auswählen.Weitere Informationen finden Sie unter Eine Lokalisierung auswählen.
Klicken Sie Speichern.
➤ Die neue Dokumenttyp-Version wurde erstellt.
Hinweis
Durch einen Klick auf die Option Als Vorlage setzen können Sie aus der aktuell geöffneten Dokumenttyp-Version eine Dokumenttyp-Vorlage erstellen.
Dokumenttyp – Ein Feld hinzufügen
Klicken Sie im Teilbereich Felder auf den Button
.➣ Der Dialog Feld bearbeiten öffnet sich.
Legen Sie im Feld Name den technischen Namen des Feldes fest.
Geben Sie im Feld Lokalisierungsschlüssel den Lokalisierungsschlüssel für den Anzeigenamen des Feldes ein.
Bei einem Klick auf den Button
öffnet sich der Dialog Lokalisierung auswählen.Weitere Informationen finden Sie unter Eine Lokalisierung auswählen.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Feld-Typ den Datentyp des Feldes aus.
Mögliche Werte:
StringBeliebiger Text
BoolCheckbox zur Ja-/Nein-Auswahl
IntegerLange Ganzzahl (64-bit)
DateDatum
DecimalZahl mit Nachkommastellen
TableReferenz auf eine Tabelle
Geben Sie im Feld (Standard)-Wert den Namen der Tabelle ein, die verwendet werden soll.
Weitere Informationen finden Sie unter Tabellen.
SuggestionVorschlagefeld; identisch zu
StringBei der Indexierung und Suche wird dieses Feld für Vorschläge verwendet.
Hinweis
Sie können maximal ein Feld vom Typ Suggestion hinzufügen.
LinkLink auf ein anderes Dokument oder einen Anhang
Legen Sie bei Bedarf im Feld (Standard)-Wert einen Wert fest, mit dem das Feld initial gefüllt wird.
Hinweis
Geben Sie Zahlenwerte im englischen Muster ein, z. B.
1.5für den deutschen Zahlenwert1,5.Bei Datumswerten erkennt das System automatisch das Datumsmuster.
Legen Sie in den Feldern Minimalanzahl und Maximalanzahl die Anzahl der Werte fest, die das Feld mindestens und maximal enthalten muss.
Wählen Sie bei Bedarf in der Dropdown-Liste Feldvalidierung einen Operator aus und geben Sie einen Wert oder mehrere Werte ein, um eine Validierungsregel für den Feldwert zu erstellen.
Informationen zu Validierungsregeln finden Sie unter Validierungsregeln für Felder.
Aktivieren Sie bei Bedarf folgende Optionen über die Toggle-Buttons:
Pflichtfeld: Legt fest, dass das Feld ein Pflichtfeld ist.
Globales Feld: Legt fest, dass das Feld ein globales Feld ist. Globale Felder können in allen Archiven und Indexen verwendet werden.
Validierungsregeln für Felder
Operator | Beschreibung |
|---|---|
| Der Wert des Feldes muss größer sein als der Wert in der Regel. |
| Der Wert des Feldes muss kleiner sein als der Wert in der Regel. |
| Der Wert des Feldes muss dem Wert in der Regel entsprechen. |
| Der Wert des Feldes muss kleiner oder gleich dem Wert in der Regel sein. |
| Der Wert des Feldes muss größer oder gleich Wert in der Regel sein. |
| Die Regel besteht aus einer Liste von Werten, die durch ein Semikolon separiert sind. Der Wert des Feldes muss mindestens einen der Werte aus der Regel enthalten. Beispiel: Wenn die Regel |
| Minimale Textlänge eines Feldes |
| Maximale Textlänge eines Feldes |
| Regulärer Ausdruck Der Text muss diesem Ausdruck entsprechen. |
| Regulärer Ausdruck Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert. |