Stapel

Die grundlegende Arbeitsweise des Programms ist auf Eingabedaten ausgerichtet, die als Stapel strukturiert sind, wie z. B. ein Stapel von Scan-Dokumenten. Der Stapel dient dabei nur als logische Klammer, um die Dokumente zusammenzuhalten. Das ist insbesondere bei der Überwachung des Verarbeitungsstatus relevant.

Einzelne Dokument können ebenso als Eingabedaten dienen, z. B. in Form eingehender E-Mails. Das Programm generiert für diese Eingabedaten künstlich einen übergeordneten Stapel, der nur dieses einzelne Dokument enthält. Somit haben die Daten in den internen Verwaltungsstrukturen immer den gleichen Aufbau, unabhängig davon, ob die Daten vom Quellsystem als Stapel oder als Einzeldokumente bereitgestellt werden.

Die Einzeldokumente, die in einem Stapel enthalten sind, stellen innerhalb des Programms den wesentlichen Objekttyp dar, mit dem die meisten Verarbeitungsschritte arbeiten. Die Ausgabe der Daten an ein Zielsystem erfolgt ebenfalls immer pro Dokument. Die Stapelstruktur der Eingabedaten wird somit nicht beibehalten.

Dokument

Ein Dokument besteht aus Indexdaten und einer oder mehreren Dateianlagen. Die Existenz von Dateianlagen ist dabei aber nicht verpflichtend. Ein Dokument kann somit abhängig von der Art der Eingabedaten auch nur aus reinen Datenfeldern bestehen.

Indexdaten sind unterteilt in Kopfdaten und Positionsdaten. Kopfdaten existieren je Feld einmal pro Dokument. Positionsdaten können hingegen als tabellarische Daten mehrfach in entsprechend vielen Tabellenzeilen vorkommen. Die Anzahl unterschiedlicher Tabellen ist technisch gesehen ebenfalls variabel. In der Praxis beschränkt sich die Anzahl jedoch meist auf eine Tabelle. Bei Rechnungsdaten ist dies z. B. die Tabelle mit den Rechnungspositionen.

Theoretisch können tabellarische Daten noch weiter in Untertabellen gegliedert sein. Ein praktischer Anwendungsfall, bei dem die übergebenden und empfangenden Fremdsysteme mit einer solchen Datenstruktur umgehen können, existiert jedoch kaum.