Konfigurationsknoten "Tables"
Eine Tabelle ist eine Art eines Dokumenttyps. Eine Tabelle besitzt die gleichen Eigenschaften wie ein Dokumenttyp. Die Vorgehensweise zur Bearbeitung von Eigenschaften und zum Hinzufügen von Feldern ist identisch.
Die Felder eines Tabellendokumenttyps stellen die Spalten der Tabelle dar. Um in einem Dokumenttyp eine Tabelle zu erzeugen, wählen Sie als Feldtyp Table aus und geben Sie als DefaultValue den Namen des Tabellendokumenttyps an.
Achtung
Ein Tabellendokumenttyp kann nicht für neue Dokumente genutzt werden. Ein Tabellendokumenttyp kann nur als Tabellenfeld genutzt werden.
Eine Tabelle anlegen
Öffnen Sie die Archiv-Administration.
Öffnen Sie den Konfigurationsknoten Archive → Tables.
Klicken Sie auf den Button
→ Neuen Knoten anlegen.➣ Der Dialog Neuen Knoten anlegen öffnet sich.
Geben Sie einen Namen für die Tabelle ein.
Klicken Sie auf Bestätigen.
Hinweis
Um die Eigenschaften der Tabelle direkt nach dem Anlegen zu öffnen, aktivieren Sie die Checkbox Knoten anschließend öffnen.
➤ Der Tabelle wird angelegt.
➤ Sie können die Eigenschaften der Tabelle bearbeiten.
Hinweis
Erstellen Sie nach dem Anlegen der Tabelle eine Version dieser Tabelle. In Dokumenten können nur Tabellen-Versionen verwendet werden.
Die Eigenschaften einer Tabelle bearbeiten
Öffnen Sie die Archiv-Administration.
Klicken Sie unter Archive → Tables auf eine Tabelle.
➣ Die Eigenschaften der Tabelle öffnen sich.
Bearbeiten Sie die folgenden Eigenschaften:
Eigenschaft
Beschreibung
SupportFreeFields
Aktivierung/Deaktivierung von freien Feldern
Wenn diese Eigenschaft aktiviert ist, darf ein Dokument beliebige Felder enthalten. Die Felder müssen nicht zwingend den Felddefinitionen entsprechen.
Hinweis
Wenn ein Feld mit dem Namen einer Felddefinition übereinstimmt, muss dieses Feld der Felddefinition entsprechen.
SupportAnnotations
Aktivierung/Deaktivierung von Notizen in Dateianhängen
Wenn diese Eigenschaft aktiviert ist, dürfen die Anhänge eines Dokuments Notizen enthalten.
SupportAuditTrail
Aktivierung/Deaktivierung von Audit-Trails
Wenn diese Eigenschaft aktiviert ist, wird bei jeder Aktion, die an einem Dokument durchgeführt wird, ein Audit-Trail-Eintrag geschrieben.
SupportNotes
Aktivierung/Deaktivierung von Notizen
Wenn diese Eigenschaft aktiviert ist, dürfen ein Dokument Notizen enthalten.
SupportsBlobs
Aktivierung/Deaktivierung von Dateianhängen
Wenn diese Eigenschaft aktiviert ist, darf ein Dokument Anhänge enthalten.
Label
Anzeigename der Tabelle
Über Locale können Sie den Namen für verschiedene Sprachen definieren, z. B.
defür Deutsch undenfür Englisch.Retention
Standard-Ablaufzeit eines Dokuments
Nach Ablauf der Standard-Ablaufzeit kann ein Dokument nicht mehr geöffnet werden. Um die Dokumente nach dem Ablaufdatum physikalisch zu entfernen, ist der Scheduler-Job RetentionJob verfügbar.
Syntax:
{Anzahl}{Einheit}Die folgenden Einheiten sind verfügbar:
d= Tagem= Monatey= Jahre
Beispiel:
100dfür 100 TageStandardwert: keine Ablaufzeit
Hinweis
Sie können in den Eigenschaften des Archivs eine Standard-Ablaufzeit definieren.
Die Standard-Ablaufzeit, die für das Archiv definiert ist, überschreibt die Ablaufzeit am Dokumenttyp. Wenn am Archiv keine Ablaufzeit definiert ist, gilt die Ablaufzeit des Dokumenttyps.
Klicken Sie auf
Speichern.➤ Die Eigenschaften werden gespeichert.
➤ Sie können der Tabelle Felder hinzufügen. Die Vorgehensweise ist identisch zur Vorgehensweise bei Dokumenttypen.