Workflowaufgabe "Prüfung"

Eine Rechnung gelangt als erster Schritt des Workflows in die Workflowaufgabe "Prüfung".

In der Workflowaufgabe "Prüfung" können Sie die Daten der Rechnung überprüfen und bei Bedarf korrigieren, z. B. die Preis- oder Mengenangaben. Außerdem können Sie Positionsdaten bearbeiten und Kontierungsinformationen hinzufügen.

Wenn die Daten der Rechnung vollständig und korrekt sind, können Sie die Rechnung durch einen Klick auf OK in die Freigabe schicken.

Wenn Daten der Rechnung korrigiert werden müssen, können Sie die Rechnung durch einen Klick auf Ablehnen in die Revision schicken. In diesem Fall müssen Sie eine Nachricht hinzufügen, in dem Sie den Grund für die Ablehnung nennen.

Die Rechnung gelangt anschließend in die Workflowaufgabe "Revision". Der Bearbeiter dieser Aufgabe kann die Rechnung bearbeiten und den Grund für die Ablehnung beheben.

Prüfung einer Rechnung

Belegkopfdaten bearbeiten

Klicken Sie im geöffneten Beleg auf den Button Bearbeiten.
➣ Der Bearbeitungsmodus öffnet sich.
Wählen Sie im Feld Geschäftspartner die Nummer des Geschäftspartners aus.
Geben Sie in den restlichen Pflichtfeldern Werte ein.
Hinweis
Pflichtfelder sind durch einen Stern hinter dem Feldnamen gekennzeichnet. Leere Pflichtfelder sind rot hinterlegt. Sie müssen alle Pflichtfelder ausfüllen, um fortzufahren.
Hinweis
In einigen Feldern können Sie für die Eingabe von Werten die Wertehilfe nutzen. Klicken Sie auf das Icon in dem Feld, um die Wertehilfe zu öffnen.
Geben Sie bei Bedarf in den weiteren Feldern Werte ein.
Klicken Sie auf Entwurf aktivieren.
➤ Die Daten werden gespeichert.

Eine Position hinzufügen

Sie können im Bereich Positionen eine oder mehrere Positionen hinzufügen und Kontierungsinformationen eingeben, z. B. den Betrag, das Sachkonto und die Kostenstelle. Abhängig davon, ob die Rechnung einen Bestellbezug hat, sind unterschiedliche Felder und Buttons verfügbar.

Eine Position für eine Rechnung ohne Bestellbezug hinzufügen

Klicken Sie im geöffneten Beleg auf den Button Bearbeiten.
➣ Der Bearbeitungsmodus öffnet sich.
Klicken Sie im Bereich Positionen auf Position anlegen.
➣ In der Positionstabelle wird eine leere Positionszeile hinzugefügt.
Geben Sie im Feld Betrag den Betrag der Position ein.
Geben Sie in den restlichen Pflichtfeldern Werte ein.
Hinweis
Pflichtfelder sind durch einen Stern hinter dem Feldnamen gekennzeichnet. Leere Pflichtfelder sind rot hinterlegt. Sie müssen alle Pflichtfelder ausfüllen, um fortzufahren.
Hinweis
In einigen Feldern können Sie für die Eingabe von Werten die Wertehilfe nutzen. Klicken Sie auf das Icon in dem Feld, um die Wertehilfe zu öffnen.
Geben Sie bei Bedarf in den weiteren Feldern Werte ein.
Klicken Sie auf Entwurf aktivieren.
➤ Die Daten werden gespeichert.

Eine Position für eine Rechnung mit Bestellbezug hinzufügen

Klicken Sie im geöffneten Beleg auf den Button Bearbeiten.
➣ Der Bearbeitungsmodus öffnet sich.
Klicken Sie im Bereich Positionen auf Bestelldatenvorschlag.
➣ Der Dialog Bestelldatenvorschlag öffnet sich.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Typ aus, auf welchem Typ der Vorschlag basiert:
- Bestellung
- Lieferscheinnummer
Klicken Sie auf Hinzufügen.
➣ Eine neue Zeile wird hinzugefügt.
Geben Sie die Bestellnummer und Bestellposition oder die Lieferscheinnummer ein.
Hinweis
Sie können die Wertehilfe nutzen, um nach der Bestellnummer oder der Lieferscheinnummer zu suchen. Klicken Sie auf das Icon , um die Wertehilfe zu öffnen.
Klicken Sie auf Ausführen.
➣ Im Bereich Positionen wird eine neue Positionszeile mit den ausgewählten Daten hinzugefügt. Sie können einige Daten, z. B. Betrag und Menge, bearbeiten.
Klicken Sie auf Entwurf aktivieren.
➤ Die Daten werden gespeichert.

Eine Position löschen

Klicken Sie im geöffneten Beleg auf den Button Bearbeiten.
➣ Der Bearbeitungsmodus öffnet sich.
Aktivieren Sie die Checkbox in der ersten Spalte der Position, die Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf Löschen/Rückgängig.
➣ Die Position wird zum Löschen markiert. In der Spalte Zu Löschen wird das Icon angezeigt.
Hinweis
Die Position ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht gelöscht. Sie können die Markierung zum Löschen rückgängig machen, indem Sie noch einmal auf Löschen/Rückgängig klicken.
Klicken Sie auf Entwurf aktivieren.
➤ Die Position wird gelöscht.

Einen Wareneingang anlegen

Bei Rechnungen mit Bestellbezug können Sie Wareneingänge für Positionen anlegen.

Vorgehensweise

Klicken Sie im geöffneten Beleg auf den Button Bearbeiten.
➣ Der Bearbeitungsmodus öffnet sich.
Klicken Sie im Bereich Positionen in der Spalte Aktionen auf Zusätzliche Optionen → Wareneingang anlegen.
➣ Der Dialog Warenbewegung anlegen öffnet sich.
Geben Sie die relevanten Daten für den Wareneingang ein, z. B. das Material, und füllen Sie alle Pflichtfelder aus.
Hinweis
Pflichtfelder sind durch einen Stern hinter dem Feldnamen gekennzeichnet. Leere Pflichtfelder sind rot hinterlegt. Sie müssen alle Pflichtfelder ausfüllen, um fortzufahren.
Klicken Sie auf OK.
Klicken Sie auf Entwurf aktivieren.
➤ Der Wareneingang ist angelegt.

Einen Anhang hinzufügen

Klicken Sie im geöffneten Beleg auf den Button Bearbeiten.
➣ Der Bearbeitungsmodus öffnet sich.
Klicken Sie im Bereich Anhänge auf Anhang erstellen.
➣ Der Windows-Dateiauswahldialog öffnet sich.
Wählen Sie die Datei aus, die als Anhang hochgeladen werden soll, und klicken Sie auf Öffnen.
➣ Die Datei wird als Anhang hinzugefügt und erscheint in der Liste Anhänge.
➣ Das Feld Dateiname wurde automatisch gefüllt.
➣ Sie können die Felder Dateiname, Archive Dokumentart und Beschreibung nach dem Upload bearbeiten.
Geben Sie Sie im Feld Archive Dokumentart die Dokumentart des Anhangs an. Nutzen Sie zur Eingabe die Wertehilfe.
(Optional) Geben Sie im Feld Beschreibung eine kurze Beschreibung zu dem Anhang ein.
Klicken Sie auf Entwurf aktivieren.
➤ Der Anhang ist gespeichert.
Hinweis
Um den Anhang im Viewer anzuzeigen, klicken Sie auf Details am Ende der Zeile.

Einen Anhang löschen

Klicken Sie im geöffneten Beleg auf den Button Bearbeiten.
➣ Der Bearbeitungsmodus öffnet sich.
Aktivieren Sie die Checkbox in der ersten Spalte des Anhangs, den Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf Löschen/Rückgängig.
➣ Der Anhang wird zum Löschen markiert. In der Spalte zu Löschen wird das Icon angezeigt.
Hinweis
Der Anhang ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht gelöscht. Sie können die Markierung zum Löschen rückgängig machen, indem Sie noch einmal auf Löschen/Rückgängig klicken.
Klicken Sie auf Entwurf aktivieren.
➤ Der Anhang wird gelöscht.

Eine Nachricht hinzufügen

Klicken Sie im geöffneten Beleg auf den Button Bearbeiten.
➣ Der Bearbeitungsmodus öffnet sich.
Klicken Sie im Bereich Nachricht auf Nachricht erstellen.
➣ Das Nachrichtenfeld öffnet sich.
Geben Sie Text in das Nachrichtenfeld ein.
Der Text wird allen weiteren Bearbeitern der Rechnung angezeigt.
Klicken Sie auf Entwurf aktivieren.
➤ Die Nachricht wird hinzugefügt.

In diesem Abschnitt:

xSuite Invoice Sphere